Автоматизация и цифровизация процессов управления персоналом
Любая трансформация начинается с людей. Управление человеческими ресурсами с каждым годом становится все более важным аспектом в развитии бизнеса. В условиях сложившихся трендов на рынке внутренние HR-службы переходят от простого обслуживания к стратегическому партнерству, играя значимую роль в бизнесе.
Наш подход к повышению эффективности HR-функции клиентов основан на синергии от реализации 3-х ключевых принципов: комфортный путь сотрудника и кандидата, человекоцентричность HR-процессов и data-driven подход в управлении HR. Внедрение новых концепций в организации начинается с цифровизации внутренних HR-процессов.
Цифровизация процессов в области управления человеческими ресурсами способствует не только ускорению сбора и обработки данных, но и подготовке прозрачной и точной информации для всех заинтересованных сторон. Наша команда готова помочь с полным циклом выстраивания процессов от разработки методологии до их автоматизации.
Российский рынок решений для цифровизации и автоматизации HR-процессов постоянно растет — в среднем на 8-10 процентных пунктов ежегодно.
Что такое цифровизация и автоматизация применительно к HR?
Эти процессы близкие и взаимосвязанные: автоматизация становится возможна на базе цифровизации.
Цифровизация — это собственно оцифровка HR-процессов через внедрение различных цифровых систем. Результатом цифровизации становится прозрачность процессов, непрерывный сбор данных по этим процессам в режиме реального времени, и отсюда — легкий доступ к аналитике. Например, пересмотр системы KPI на уровне компании и переход к расчету персонализированных премий на основе собранных данных — это область цифровизации.
Автоматизация — освобождение HR-специалиста от исполнения рутинных и/или простых задач, которые могут быть выполнены без его непосредственного участия, благодаря возможностям используемых в компании цифровых HR-решений. Например, автоматический расчет премий на основе собранных в системе данных по KPI каждого конкретного сотрудника. Или автоматическая рассылка соискателям приглашений на собеседование — специалисту достаточно нажать для этого одну кнопку, все остальное система сделает сама.
Ступени зрелости автоматизации HR
Технологии, при всей своей важности, не являются самоценными. Они — инструмент HR-стратегии, и должны помогать компании решать актуальные бизнес- и HR-задачи. Основные изменения при внедрении цифровых платформ должны происходить в бизнес-процессах, взаимоотношениях внутри коллектива, в подходах к работе и в корпоративной культуре.
Частичная автоматизация
- Автоматизация отдельных процессов
- Отсутствует единое хранилище данных
- Постоянно необходима доработка используемых решений
Зрелая автоматизация
- Все процессы связаны, упрощены, стандартизованы
- Недостатки устраняются путем настройки, а не доработки
- Единая платворма и единое хранилище данных
- Мобильный доступ к любым устройствам
Интеллектуальный HR
- Использование машинного обучения
- Предиктивная аналитика
- Постоянная оптимизация
- Виртуальная/дополненная реальность в обучении
- Единый интерфейс при множестве других приложений
Зарубежные примеры цифровизации и автоматизации HR
В Hitachi Consulting Corporation, подразделении корпорации Hitachi, благодаря цифровизации смогли сократить расходы на подбор персонала и более качественно закрывать вакансии.
В подразделении компании работает 6500 человек, а офисы находятся в 22 странах. Раньше у каждого офиса была своя отдельная система автоматизации HR-процессов, и данные в них существовали изолированно. Поэтому, если руководству компании требовалось получить аналитику по всей компании в целом, HR-специалистам приходилось собирать и сводить всё вручную. Процесс занимал дни. Проблема решилась благодаря внедрению единой HR-системы для всех офисов. Теперь данные прозрачны, и на их основе можно принимать информированные бизнес-решения.
Эта же система помогла наладить процесс найма по рекомендации уже работающих сотрудников. Программа вознаграждения сотрудников за успешный найм по их рекомендации существовала и ранее, но была малоэффективной: у сотрудников не было доступа к информации о том, что происходит с их рекомендациями далее, после передачи контактов человека. В новой системе возможно более ясно идентифицировать рекомендации, отслеживая процесс найма до успешного трудоустройства и выдачи вознаграждения за найм. Благодаря этому процент нанятых по рекомендации сотрудников вырос с 17 до 35 %. Только за первый год использования системы компания смогла сэкономить 1 млн долларов на уменьшении платежей рекрутинговым фирмам.
Кроме того, изменился сам подход к найму. Если раньше в Hitachi Consulting начинали активно искать новые таланты только при открытии вакансии, то теперь HR заранее планомерно выстраивает связь с потенциальными талантливыми кандидатами на основе рекомендаций уже работающих сотрудников. Потенциально подходящие кандидаты вносятся в систему, и, когда у компании возникает потребность, новая позиция закрывается быстро и качественно.
Еще одним плюсом стала стандартизация процессов. Например, на уровне всех подразделений был выработан единый процесс ежегодного назначения сотен сотрудников для временного перевода в другие подразделения компании для обмена опытом.
Пользуясь терминологией Deloitte, этот кейс демонстрирует преимущества перехода от частичной к зрелой автоматизации.
Кейс IBM показывает преимущества перехода к стадии Интеллектуальный HR. Для оптимизации процессов управления персоналом в компании задействован Watson — набор сервисов и алгоритмов искусственного интеллекта, собственная разработка IBM.
Watson собирает данные о процессе рекрутинга. С его помощью HR-департамент может легко проанализировать историю трудоустройств в IBM. Эта информация, в сочетании с данными внешних источников, помогает определить ключевые характеристики, необходимые кандидату на той или иной открытой вакансии. ИИ анализирует резюме кандидатов на предмет соответствия этим характеристикам, и в результате компания отбирает самых подходящих кандидатов для дальнейших собеседований — исключая любые возможные предубеждения и ошибки из-за человеческого фактора. Еще одна возможность — сканируя резюме кандидата, на основе анализа его компетенций и опыта работы, система подбирает для него самую подходящую позицию в компании.
ИИ работает и с уже нанятыми сотрудниками. Система помогает создавать индивидуальные планы карьерного развития, с опорой на сильные и слабые стороны работника, а также его цели. Сами работники могут «общаться» с карьерным тренером Watson — он консультирует их о возможностях роста в IBM.
Российские примеры цифровизации и автоматизации HR
В зарубежной практике компании стараются автоматизировать прежде всего процесс подбора персонала. В российской — автоматизация чаще всего начинается с обучения, затем добавляется автоматизация адаптации и оценки персонала. Какие результаты это приносит, рассмотрим на примере реальных кейсов от клиентов.
Автоматизация обучения
Их преимущества:
- Они помогают увеличить охват обучаемых сотрудников (исчезают любые географические и количественные ограничения).
- Они уменьшают затраты компаний на обучение.
- Формируют базу знаний компании (к ней сотрудник может обращаться и после прохождения курса, когда необходимость в применении новых знаний возникнет на практике).
- Экономят ресурсы отдела обучения, автоматизируют рутинные операции.
Собирают аналитику по обучению.
Автоматизация подбора и адаптации
- Описание текущих бизнес-процессов подбора и адаптации с указанием входных/выходных данных и матрицы RACI
- Формирование инсайтов, выявленных в ходе обследования AS-IS состояния, и рекомендаций по повышению эффективности процессов с методологической, процессной, системной, ролевой и организационной точек зрения
- Описание целевого состояния бизнес-процессов подбора и найма персонала
- Формирование дорожной карты реализации предложеннных инициатив
Раньше план адаптации в компании выглядел просто как файл со ссылками на медиаматериалы.
Новичок не всегда понимал, что и в каком темпе ему нужно изучать, а большой объем предстоящего обучения скорее пугал.
В Нашей компании в соответствии с разработанным компанией планом адаптации сотруднику автоматически и последовательно назначаются задачи с небольшим объемом информации — такой методичный подход облегчает изучение материалов.
Для сотрудника автоматизированная адаптация является более комфортной, чем прежняя «ручная». В своем личном кабинете новичок видит полную информацию: что необходимо сделать до конца испытательного срока, какие материалы изучить, задачи с разбивкой по временным промежуткам, а также имена коллег-наставников. К ним сотрудник может обратиться за помощью. Всё наглядно и ясно.
К автоматизированной системе адаптации подключили все магазины сети. Благодаря этому обеспечивается единый подход к адаптации и гарантируется желаемое качество обучения, независимо от географического положения конкретного магазина.
Благодаря автоматическому сбору данных о прохождении адаптации руководители розничных направлений могут отслеживать успехи и неудачи, видеть влияние результатов адаптации на продажи.
Автоматизация подбора персонала
Можно автоматизировать рутинные операции, весь процесс подбора отражается в системе:
- Подача заявок на открытие вакансий и их согласование.
- Подбор кандидатов на вакансию.
- Организация собеседований: рассылка приглашений, уведомления участникам, напоминания, планирование в календаре.
- Согласование кандидата с заказчиком.
- Процесс проверки кандидатов службой безопасности.
- Процессы формирования, согласования и отправки предложения о работе.
- Процесс адаптации новичка в компании.
- Подведение итогов на различных этапах испытательного срока.
В единой системе легко получить нужную аналитику — например, оценить загруженность отдельных HR-специалистов и распределять между ними задачи на основе полученных данных.
ИТ решения для автоматизации HR процессов
Разработка технического задания для целей дальнейшей автоматизации, включая подготовку
- визуальных макетов интерфейсов пользователей
- справочники и мэппинги на объекты данных
- логика и взаимосвязь между объектами
- требования к контрольным и проверочным системам
Подготовка тестовых примеров и сценариев реализованного функционала для функционального и приемочного тестирования
Разработка тестовых рабочих прототипов инструмента self-service для мобильного приложения
Разработка прототипа для функционального и приемочного тестирования
Разработка обучающих материалов, роликов и протоколов по реализованному функционалу
Формирование протокола проведения ОПЭ
Для чего стоит перейти в цифры?
Цифровизация и автоматизация любых HR-процессов приносит пользу компании: экономит ее ресурсы (денежные и человеческие), обеспечивает легкий доступ к аналитике, позволяет стандартизировать процессы управления человеческим капиталом.
Обычно для цифровизации компании выбирают одно-два приоритетных для себя направления, и уже затем масштабируют использование цифровых систем на другие HR-процессы.
В текущих условиях российской компании оптимально выбирать отечественное решение для цифровизации и автоматизации HR — только так можно гарантировать, что выстроенная в компании система не обрушится вместе с уходом зарубежной компании с российского рынка.
При выборе системы обратите внимание на все ее возможности. Многие доступные на российском рынке решения автоматизируют какой-то один процесс — например, процесс подбора. Распространить автоматизацию на другие процессы с их помощью будет проблематично: понадобятся новые системы, которые нужно будет интегрировать между собой и поддерживать актуальность интеграции.
Цифровизация управления персоналом
Процесс цифровизации управления персоналом включает в себя использование различных технологий и инструментов для оптимизации всех аспектов работы с кадрами. Одной из ключевых технологий является искусственный интеллект (ИИ). С его помощью можно автоматизировать процесс подбора персонала, анализа резюме и предварительного отбора кандидатов. ИИ способен быстро и точно оценить соответствие кандидата требованиям вакансии, что значительно экономит время рекрутеров.
Еще одним важным направлением является использование больших данных. Анализ больших массивов информации позволяет выявить скрытые закономерности и тенденции, что помогает принимать более обоснованные управленческие решения. Например, с помощью анализа данных можно определить причины высокой текучести кадров и разработать меры по удержанию сотрудников.
Цифровизация также включает внедрение систем управления талантами. Эти системы помогают руководителям отслеживать развитие навыков и компетенций сотрудников, планировать их карьерный рост и обучение. Таким образом, компании могут эффективно управлять своим кадровым резервом и готовить сотрудников к новым вызовам и задачам.
Цифровое управление персоналом
Цифровое управление персоналом подразумевает интеграцию всех процессов, связанных с кадрами, в единую цифровую экосистему. В этой экосистеме все данные о сотрудниках, их деятельности, результатах и потребностях хранятся в одном месте и доступны для анализа в реальном времени. Это позволяет компаниям быть более адаптивными к изменениям рынка и внутренней ситуации.
Одним из примеров успешного цифрового управления персоналом является внедрение ERP-систем (Enterprise Resource Planning). Эти системы объединяют в себе функции управления финансами, производством, логистикой и персоналом. Они позволяют отслеживать все процессы внутри компании и обеспечивают прозрачность и контроль на всех уровнях.
Кроме того, ЦУП способствует улучшению мотивации и вовлеченности сотрудников. С помощью цифровых инструментов можно организовывать внутренние соревнования, награждения и поощрения, что положительно сказывается на моральном духе коллектива.
Цифровые технологии в управлении персоналом
Внедрение цифровых технологий в управлении персоналом открывает перед компаниями новые возможности. Одной из таких технологий является блокчейн. Блокчейн позволяет создать надежную и защищенную систему хранения данных о сотрудниках, что особенно важно для соблюдения требований законодательства о защите персональных данных. Также блокчейн может использоваться для автоматизации процесса найма, обеспечения прозрачности трудовых договоров и отслеживания выполнения обязательств сторон.
Еще одной перспективной технологией является виртуальная и дополненная реальность. Эти технологии находят применение в обучении и развитии персонала. С их помощью можно проводить тренинги и симуляции рабочих процессов в виртуальной среде, что позволяет сотрудникам получать практический опыт без риска для бизнеса.
Интернет вещей (IoT) также находит свое место в управлении персоналом. С помощью IoT можно отслеживать состояние оборудования и рабочих мест, обеспечивая безопасность и комфорт сотрудников. Например, умные датчики могут контролировать уровень освещения, температуру и влажность в офисе, создавая оптимальные условия для работы.
Не менее важным является использование мобильных приложений для руководства. Современные мобильные решения позволяют сотрудникам и руководителям выполнять большинство задач с помощью смартфонов и планшетов, что подразумевает подачу заявок на отпуск, оформление командировок, получение обратной связи и многое другое.
Перспективы развития цифрового управления персоналом
Перспективы цифрового управления персоналом являются весьма многообещающими. С каждым годом появляются новые технологии и инструменты, которые делают управление кадрами более эффективным и удобным. Например, развитие технологий машинного обучения и искусственного интеллекта открывает новые горизонты для автоматизации и оптимизации процессов.
Кроме того, цифровизация управления персоналом способствует созданию благоприятного социально-психологического климата в коллективе. Внедрение современных технологий позволяет создать более гибкие и удобные условия труда, что положительно сказывается на мотивации и производительности.
Также стоит отметить, что ЦУП способствует улучшению имиджа компании на рынке труда. Компании, которые активно используют современные технологии, привлекают больше талантливых специалистов, так как такие компании воспринимаются как инновационные и прогрессивные работодатели.
В конечном итоге, цифровизация управления персоналом является неотъемлемым элементом успешного бизнеса. Компании, которые внедряют инновации в свою деятельность, получают значительное конкурентное преимущество, улучшая свои процессы, повышая мотивацию сотрудников и привлекая новые таланты.
Еще пара слов о главном…
Внедрение цифрового управления персоналом — это не просто модный тренд, а необходимость, диктуемая временем. Сегодня каждая компания стремится к максимальной эффективности и гибкости, а правильно подобранные инструменты цифровизации помогают достичь этих целей. Это не только упрощает многие процессы, но и открывает новые возможности для развития бизнеса и его сотрудников.
По мере того как вы начнете внедрять цифровые инструменты, вы увидите, как меняется атмосфера в коллективе. Прозрачность, скорость обработки информации и возможность оперативно реагировать на изменения вносят свою лепту в улучшение работы каждого сотрудника. Сотрудники начнут чувствовать, что их труд и результаты видны и оценены, а это значительно повышает мотивацию и вовлеченность.
Конечно, перед тем как цифровизация начнет приносить плоды, потребуется время на адаптацию к новым инструментам и процессам. Не стоит ожидать мгновенных результатов, важно терпеливо и последовательно настраивать каждый процесс, обучая сотрудников и адаптируя систему под нужды вашего бизнеса.
Также не забывайте, что любые технологии требуют обновлений и поддержки. Выбирая платформу для цифрового управления, убедитесь, что она не только удовлетворяет текущим потребностям вашей компании, но и может масштабироваться в будущем. Технологический партнер, который предоставляет качественную поддержку и постоянно развивает свой продукт, станет вашим надежным союзником на пути к цифровому преобразованию.
Подводя итог, хочется сказать, что цифровое управление персоналом — это ваш шанс не только следовать трендам, но и опережать их, создавая уникальные условия для развития и успеха каждого члена вашей команды. Примите вызов времени, станьте частью цифровой революции и позвольте вашему бизнесу достичь новых высот.
