Аудит кадрового делопроизводства
Это комплексный анализ кадровой документации и проверка её соответствия требованиям российского законодательства и внутренних нормативных актов, устанавливающих порядок ведения кадрового делопроизводства.
Объективный взгляд на кадровый учет. Проверим кадровые документы на предмет соответствия действующему законодательству и внутренним требованиям компании. Вы получите полную картину состояния кадровой документации, а также практические рекомендации по устранению выявленных нарушений, решению проблем и снижению рисков. |
Как это работает?
Услуга «Кадровый аудит» представляет собой независимую, объективную, профессиональную оценку системы кадрового учёта в компании. Её цели:
— Минимизировать риски выявления нарушений трудового законодательства контролирующими органами и доначисления соответствующих штрафов.
— Повысить эффективность работы кадровой службы и доверие сотрудников к работодателю.
В качестве дополнительной к кадровому аудиту услуги целесообразно заказывать проверку документов, касающихся начисления и выплаты заработной платы, отпускных, компенсаций (платежные ведомости, табель учета использования рабочего времени и пр.).
Виды кадрового аудита
Обзорный кадровый аудит:
В рамках этого типа работ проверяются основные локально-нормативные акты компании (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о защите персональных данных работников, локальные акты по охране труда, наличие трудовых договоров и пр.) и их применение.
Выборочный кадровый аудит:
Проведение проверки на основе выборки кадровых документов. Основания и объем выборки определяются по результатам анализа задачи клиента. В среднем, для ознакомления с кадровым учётом организации и выявления слабых мест осуществляется проверка кадровых документов, относящихся к 20% работников, занимающих разные должности (от «рядового» сотрудника до руководителя). Однако конкретный объем выборки всегда определяется при взаимодействии с клиентом в зависимости от его потребностей.
Примеры ситуаций:
- Необходимо проверить кадровые документы, относящиеся к «зоне высокого риска», то есть той области деятельности организации, где наиболее часто возникают нарушения. Такие зоны могут быть выявлены после предварительной беседы профессионального аудитора с клиентом.
- Анализируются локально-нормативные акты организации.
- Проверяется применение локальных актов к выбранным сотрудникам.
- Проверяются прочие кадровые документы в отношении одного сотрудника или нескольких сотрудников (по запросу работодателя), такие как: трудовые договоры, карточки Т-2, трудовые книжки, кадровые приказы, табели учета рабочего времени и т.п.
- Иные ситуации, когда потребность организации – проверка отдельного сегмента кадрового учёта.
Стоимость – от 180 000 руб. (зависит от количества персонала компании, заказавшей услугу).
Полный кадровый аудит:
Предполагает комплексную проверку всех кадровых документов организации в полном объеме, а также системы организации кадрового документооборота в целом. В результате аудиторы получают полную картину о кадровом учете организации и дают подробные рекомендации по оптимизации кадрового учёта и устранению выявленных нарушений.
В частности, при полном аудите проверяются следующие документы:
- Локально-нормативные акты (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о защите персональных данных работников, локальные акты по охране труда, наличие трудовых договоров и пр.).
- Трудовые договоры, трудовые книжки, штатное расписание, должностные инструкции, личные карточки работников и прочие документы, подлежащие оформлению в отношении работников.
- Кадровые приказы (распоряжения) (о приеме работника, о переводе работника, о прекращении трудового договора, о направлении в командировку и другие), а также основания к приказам (заявления, докладные записки, иные документы).
- Договоры о материальной ответственности.
- Журналы и книги регистраций.
- Иные кадровые документы.
В ходе полного кадрового аудита проверяется не только факт наличия кадровых документов и соблюдение правил их составления, но и надлежащее ознакомление работников с обязательными к ознакомлению документами, соблюдение правил хранения и учёта документов и прочие вопросы соблюдения трудового законодательства.
Будьте в курсе
— Для проведения внеплановой проверки работодателя достаточно поступления в федеральную инспекцию труда обращения гражданина (необязательно работника).
— Если за одну проверку выявлено несколько нарушений трудового законодательства, то административная ответственность (в т. ч. штраф) наступает за каждое нарушение.
Будем рады помочь
— Независимый взгляд на кадровое делопроизводство и консультирование в процессе проверки.
— Подробный отчет, позволяющий получить детальную картину ситуации с кадровым делопроизводством и рекомендации по ее улучшению.
И ещё немного о ГИТ
Впоследние годы ГИТ при проведении контрольных мероприятий строго регулирует соблюдения норм трудового законодательства.
Например, соблюдается ли охрана труда, предусмотрен ли порядок индексации заработной платы, правильно ли оплачивается работа в условиях, отклоняющихся от нормальных (работа в выходные и праздничные дни). Особое внимание уделяется правилам заключения трудовых договоров — не уклоняются ли работодатели от их заключения.
За каждое выявленное нарушение работодатель буден привлечен к ответственности в соответствии со ст.5.27 и 5.27.1 КоАП РФ. Каждый из выявленных фактов нарушения законодательства о труде образует самостоятельный состав административного правонарушения.
В связи с этим, при проведении контрольных мероприятий общая административная ответственность к работодателю может достигнуть миллиона рублей и больше.
